Sosiale jobbarrangementer i koronatid
Det er ni måneder siden regjeringen innførte de første smittevernstiltakene og hverdagen tok en brå vending for mange av oss.
Dagene som ellers var preget av å småløpe for å rekke det neste møtet ble byttet ut med hjemmekontor og digitale møter. Til tross for at Teams og andre digitale plattformer har vist seg å fungere veldig bra de fleste steder er det fremdeles mange som savner den uformelle dialogen og det sosiale samværet med kollegaer på arbeidsplassen.
Arbeidsgiver har et ansvar
Hvordan kan arbeidsgiver ivareta det sosiale samværet og samtidig etterleve de nasjonale og lokale smittevernstiltakene?
I Aprila har vi gjennom hele koronatiden forsøkt å ivareta de ansattes sosiale arbeidsmiljø ved å arrangere månedlige frivillige sosiale sammenkomster hvor gjeldene smittevernstiltak er ivaretatt. Etter at den sosiale nedstengingen i Oslo ble et faktum ble vi imidlertid nødt til å tenke litt annerledes.
Vi ble nødt til å kansellere planlagte fysiske sammenkomster og gikk i gang med å planlegge et sosialt arrangement på Teams. Umiddelbart tenkte vi at det kunne bli noe «hektisk» med et digitalt møte der hensikten var å være sosial og «mingle» med alle de andre kollegaene som hadde lukket seg inn på hjemmekontoret for kvelden.
Det er jo ingen hemmelighet at man til stadighet snakker litt i munnen på hverandre i digitale møter, og det blir ikke nødvendigvis enklere med 30+ deltakere, men arrangementet må sies å ha gått over all forventning. De ansatte koste seg og de fleste logget ikke av før langt på kveld.
Vi i Aprila vil derfor arrangere et nytt sosialt arrangement før jul som en avslutning på året vi har lagt bak oss.
I forbindelse med planleggingen gjorde vi oss noen observasjoner som vi ønsker å dele med dere:
Sett av tilstrekkelig tid til å planlegge hvordan dere vil gjennomføre arrangementet.
Hvor mange ansatte forventer dere at vil delta? Det er veldig mye enklere å finne konkurranser eller spill der alle kan delta om dere har en oppfatning av hvor mange som kommer til å logge på. Antall deltakere kan også ha en innvirkning på hvilken plattform som er best egnet.
Tenk på hvem du jobber med, hva tror du de synes det er gøy å gjøre? På vårt arrangement fikk vi alle til å laste ned «quiz-app» på telefonen i forkant.
Vi gjennomførte også noen testrunder et par dager i forveien for å redusere risikoen for tekniske utfordringer. Vi hadde i tillegg noen spill og konkurranser i bakhånd i tilfelle det var stemning for å prøve noe annet.Bestem dere for hvor stort budsjett har dere for arrangementet? For mindre arrangementer kan det enkleste i mange tilfeller kanskje være å sette en klar ramme for hvor mye de ansatte kan utleggsføre i forbindelse med arrangementet.
I denne forbindelse har det også skjedd noen endringer knyttet til skattereglene.
Digitale arrangementer har tidligere ikke vært omfattet av de samme skattereglene som fysiske firmaarrangementer, eksempelvis julebord.
Etter at helseministeren anbefalte at man skulle treffe færrest mulig og unngå sosiale sammenkomster besluttet imidlertid skattedirektoratet seg for å bidra til den store dugnaden med mål om økt trivsel og sosialt samvær for de ansatte.
Endringen i regelverket medfører at sosiale arrangementer som gjennomføres digitalt i regi av arbeidsgiver nå er unntatt den ordinære skatteplikten på fordeler fra arbeidsgiver. Normalt sett skulle den ansatte betalt skatt av denne fordelen, de trenger de ikke nå. I tillegg er det digitale sosiale arrangementet nå blitt fradragsberettiget for bedriften.
Til slutt vil vi på det sterkeste anbefale et digitalt sosialt arrangement til alle dere som ønsker å glede de ansatte litt ekstra før jul. Det er ingen grunn til å vente med å finne frem finstasen og invitere de ansatte på en digital festfylt avslutning på kalenderåret 2020.
Mangler du penger til sosiale arrangementer?
Vi kan hjelpe deg med kassekreditt.